1. Veri sorumlusu
- Unvan: [Ad Soyad / Şirket unvanı]
- Adres: [Açık adres]
- E-posta: [iletisim@randevule.com]
- WhatsApp: 0542 226 77 69
İşletmelerin WhatsApp asistanı ve panel aracılığıyla işlediği müşteri ve personel verilerinde veri sorumlusu ilgili işletmedir; Randevule bu verileri işletme adına işleyen veri işleyendir. Bu metnin 7. bölümü, bir işletmeden randevu alan müşterileri bilgilendirmek içindir.
2. İşlenen kişisel veriler
| Kişi grubu | Veri kategorileri |
|---|---|
| İşletme yetkilisi ve kullanıcıları | İletişim (kullanıcı e-postası; işletme adı, telefonu ve adresi), müşteri işlem (hizmet, fiyat, ayarlar), işlem güvenliği (şifre özeti, oturum ve cihaz bilgisi) |
| İşletmenin personeli | Kimlik (ad), iletişim (telefon), görsel kayıt (isteğe bağlı fotoğraf), çalışma saatleri ve izinler |
| İşletmenin müşterileri | Kimlik (ad-soyad, WhatsApp profil adı), iletişim (telefon), müşteri işlem (randevu, bekleme listesi, fiyat, not, puan ve yorum), WhatsApp asistanıyla yazışma içerikleri |
| Site ziyaretçileri ve bize yazanlar | İşlem güvenliği (IP adresi, tarih, tarayıcı bilgisi), iletişim (bize yazdığınız telefon veya e-posta) |
Hizmet kapsamında özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik vb.) talep edilmez ve işlenmesi amaçlanmaz.
3. İşleme amaçları
- Randevu hizmetinin sunulması: randevu oluşturma, değiştirme, iptal ve bekleme listesi,
- Randevu hatırlatmaları ile işletme ve personel bildirimlerinin gönderilmesi,
- İşletme hesabının oluşturulması, yönetimi ve destek süreçleri,
- Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve yetkisiz erişimin önlenmesi,
- Hizmetin sürekliliği için hata ve performans takibi,
- Yetkili kurumların taleplerinin karşılanması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
4. Toplama yöntemi ve hukuki sebepler
Veriler; işletmenin panele girdiği bilgilerden, müşterinin WhatsApp üzerinden gönderdiği mesajlardan (Meta'nın WhatsApp Business Platformu aracılığıyla) ve sitemize ya da panele erişim sırasında otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır. Hukuki sebepler (KVKK m.5/2):
- (c) Sözleşmenin kurulması veya ifası: işletmeye hizmetin sunulması, müşterinin talep ettiği randevunun oluşturulması ve hatırlatılması,
- (ç) Hukuki yükümlülük: yetkili kurumlara bilgi verilmesi ve kayıt saklama yükümlülükleri,
- (e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması: uyuşmazlık halinde kayıtların kullanılması,
- (f) Meşru menfaat: bilgi güvenliği, hata tespiti ve hizmetin iyileştirilmesi (temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla).
5. Aktarım
Kişisel veriler, hizmetin sunulması amacıyla sınırlı olarak aşağıdaki hizmet sağlayıcılara aktarılır. Bu sağlayıcıların bir kısmı yurt dışında bulunduğundan aktarımlar, KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şartlara ve usullere uygun olarak gerçekleştirilir. Ayrıca kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, talep halinde ve yasal sınırlar içinde aktarım yapılabilir.
| Hizmet sağlayıcı | Ne için | Aktarılan veri | Konum |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Sunucu ve veritabanı barındırma | Hizmette işlenen tüm veriler (şifreli bağlantı, erişimi kısıtlı sunucu) | Finlandiya (Helsinki veri merkezi) |
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | WhatsApp mesajlarının iletilmesi | Telefon numarası, WhatsApp profil adı, mesaj içerikleri | AB ve ABD |
| Google LLC (Gemini API) | Asistanın kurallarla anlayamadığı mesajların yorumlanması | Yalnızca mesaj metni ve işletmenin hizmet/personel adları. Telefon numarası, ad ve randevu geçmişi gönderilmez. | ABD |
| Grafana Labs | Hata tespiti, performans ve güvenlik izleme | Teknik kayıtlar (telefon numaraları maskelenir, mesaj içeriği ve IP adresi yer almaz) | Avrupa |
| Tarayıcı bildirim servisleri (Google, Apple, Mozilla) | Panel anlık bildirimlerinin cihaza iletilmesi | Uçtan uca şifreli bildirim (servis içeriği göremez) | Yurt dışı |
6. Saklama süreleri
| Veri | Saklama süresi |
|---|---|
| İşletme hesabı, kullanıcılar, hizmet ve personel bilgileri | Hesap açık olduğu sürece; hesap kapandıktan sonra en geç 30 gün içinde silinir. |
| Müşteri, randevu, bekleme listesi, yorum ve asistan mesaj kayıtları | İşletme hesabı açık olduğu sürece veya işletme silinmesini isteyene kadar; hesap kapandıktan sonra en geç 30 gün içinde silinir. |
| Yarım kalan WhatsApp randevu oturumu | 30 dakika işlem yapılmazsa silinir. |
| Asistanın devreye girip girmeyeceğine dair durum bilgisi | En fazla 8 gün. |
| Müşterinin son mesaj zamanı (WhatsApp 24 saat kuralı için) | 25 saat. |
| Oturum çerezleri | Erişim çerezi 60 dakika, oturum yenileme çerezi 30 gün; çıkış yapınca silinir. |
| Veritabanı yedekleri | 7 gün; süre dolan yedek otomatik silinir. |
| Sunucu erişim kayıtları (IP adresi, tarih, istenen adres) | 14 gün. |
| Uygulama teknik kayıtları | En fazla 30 gün. |
7. İşletmelerden randevu alan müşteriler için
Bir işletmeye WhatsApp üzerinden randevu için yazdığınızda; telefon numaranız, WhatsApp profil adınız, verdiğiniz ad-soyad, randevu bilgileriniz ve asistanla yaptığınız yazışmalar, o işletme adına randevunuzu oluşturmak, size hatırlatma ve bildirim göndermek amacıyla işlenir. Asistanın kurallarla anlayamadığı mesajlarınızın yalnızca metni, anlamını çıkarmak için Google'ın Gemini yapay zekâ hizmetine gönderilir; telefon numaranız ve adınız gönderilmez. Asistanın devreye girmediği yazışmalarınızın içeriği saklanmaz.
Haklarınızı kullanmak için randevu aldığınız işletmeye başvurabilir veya bize yazabilirsiniz; talebinizi işletmeyle birlikte sonuçlandırırız.
8. Haklarınız (KVKK m.11)
Kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
9. Başvuru
Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; kimliğinizi ve talebinizi açıkça belirterek yazılı olarak yukarıdaki adresimize iletebilir ya da [iletisim@randevule.com] adresine, tarafımıza daha önce bildirdiğiniz veya sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden gönderebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 güniçinde ücretsiz sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
Verilerinizin silinmesini istiyorsanız Veri Silme Talimatları sayfasındaki adımları da izleyebilirsiniz.